Jak wybrać hotel na wyjazd służbowy?

Służbowy wyjazd bardzo często wiąże się z noclegiem, także w Polsce, nie mówiąc już o delegacji za granicę. A to oznacza, że delegacja będzie składała się z co najmniej dwóch obszarów pobytu: rozmów służbowych, czyli realizacji podstawowego celu wyjazdu oraz pobytu po zakończeniu części związanej z pracą. Nawet wtedy, gdy delegacja wiąże się z rozmowami mniej oficjalnymi, w warunkach bardziej przyjaznych, to i tak cały czas pozostaje do zagospodarowania część hotelowa.

W jaki sposób wybieramy hotel w delegacji?

Osoba, która ma doświadczenie w organizacji wyjazdów służbowych wypracowuje sobie z czasem określone kryteria wyboru hotelu. Najlepiej zacząć od ustalenia głównego trójkąta na mapie miasta. Trzeba zaznaczyć miejsce podstawowego dla nas ośrodka transportu: lotniska, dworca kolejowego, lądowiska dla śmigłowca. Następnym punktem będą miejsca spotkań służbowych, najważniejszych czyli tych najdłuższych i najmocniej angażujących. Do tego warto dołączyć chociaż jeden punkt wyłącznie z uwagi na prywatne zainteresowania. Dopiero wtedy, w obrębie tych punktów szukamy hotelu. Należy również pamiętać, aby hotel znajdował się możliwie najbliżej centrum miasta. W popularnym ośrodku biznesowym, jakim jest Kraków, idealnie sprawdzi się hotel na Kazimierzu, tak jak hotel Estera, z którego ofertą zapoznać możemy się na oficjalnej stronie internetowej. Zaciszny klimat Kazimierza, w połączeniu z pobliskimi atrakcjami miasta z pewnością będzie sprzyjał rozmowom biznesowym.

Dobrze jest też sprawdzić, o której godzinie należy z hotelu wyjechać po zakończeniu pobytu, by dotrzeć na czas na samolot czy pociąg. Nawet jadąc w delegację samochodem warto sprawdzić odległość od wylotu z dużego miasta, w stosunku do planowanej godziny wyjazdu.

Czas pracy i czas wypoczynku w delegacji

Gdy zaznaczyliśmy już na mapie trójkąt naszego pobytu, dopiero wtedy możemy przystąpić do szukania optymalnego hotelu, uruchamiając kolejne kryteria wyboru, czyli standard hotelu i zakres usług, jakie hotel oferuje w cenie pobytu oraz zakres usług płatnych, ale cały czas w obiekcie hotelowym. W pierwszej kolejności należy sprawdzić warunki korzystania z internetu, chociaż w większości hoteli powyżej podstawowego standardu dostępne jest już bezpłatnie wi-fi i nie ma ograniczeń przesyłu danych, ale oczywiście zawsze warto to zweryfikować. Dobrze jest również sprawdzić na stronie, jak wyglądają pokoje hotelowe i czy jest wśród nich oficjalny podział pod kątem standardu. Po całym dniu, albo kilku pracy, jakość pokoju ma znaczenie, nawet wtedy, gdy spędza się w nim tylko późny wieczór i noc. Zupełnie inaczej znosi się trudy delegacji, szczególnie tej intensywnej, gdy w pokoju jest nieskazitelnie czysto, w tle gra muzyka a prysznic czy wanna kusi ciepłą kąpielą.

W delegacji po pracy

Kolejnym, niezwykle ważnym kryterium wyboru hotelu jest oferta usług dodatkowych, skierowanych do gości hotelu. Dla wielu osób przebywających w delegacji znaczenie będzie miała kuchnia preferowana w danym obiekcie. Smaczne śniadanie pozwoli na komfortowe funkcjonowanie przez wiele godzin pracy, a kolacja w hotelu to często konieczność. W zależności od wykonywanych zadań podczas delegacji dobrze jest mieć pewność, że hotel prowadzi nocny serwis i dostarcza posiłek, choćby skromny, do pokoju hotelowego.

Logistyka i serwis

Podróżując często po Polsce i Europie w sprawach służbowych, w pewnym momencie nabieramy doświadczenia w wyborze hotelu. I właśnie doświadczenie pozwala nam określić czego możemy spodziewać się po każdym z hoteli. Szybko nauczymy się funkcjonowania recepcji, logistyki wymeldowania i meldunku. Hotel nigdy nie będzie przypominał nam domu podczas służbowego wyjazdu, ale też nie taka jest jego rola.